Цифровизация рабочих процессов набирает обороты во всех сферах, и охрана труда не стала исключением. Законодательство России постепенно адаптируется под новые реалии, позволяя работодателям переводить значительную часть кадровой документации в электронный формат. Разберём, какие документы по охране труда можно «оцифровать» и что нужно для их легального ведения.
Законодательная база: от ТК РФ до подзаконных актов
Основой для внедрения электронного документооборота (ЭДО) стал Федеральный закон № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, который ввёл статью 22.1 в Трудовой кодекс РФ. Именно она разрешила работодателям вести кадровые документы в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге (если работник дал на это согласие).
Однако на практике возможность полноценного перехода к ЭДО появилась позже. Только с 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда России № 578н, который утвердил требования к составу и форматам электронных кадровых документов. Этот приказ определил, какие документы можно вести полностью в электронном виде и как именно их оформлять.
Что можно перевести в цифру: ключевые документы
Большая часть внутренней документации по охране труда может оформляться электронно, если соблюдены все юридические требования. К числу документов, которые разрешено вести в цифровом формате без бумажного дублирования, относятся:
- Локальные нормативные акты (положения, программы обучения по охране труда, инструкции и т.д.).
- Приказы (например, об утверждении инструкций по охране труда, о назначении ответственных лиц и др.).
- Заявления работников:
- о предоставлении дней для диспансеризации;
- о замене выдачи молока денежной компенсацией (для вредных производств);
- другие заявления по охране труда, предусмотренные ТК РФ.
- Согласия работников (например, на уведомление о несчастном случае по месту основной работы).
Кроме того, ряд документов разрешено вести электронно при соблюдении отраслевых требований. Например, личные карточки учёта выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты) могут быть цифровыми, если предусмотрены реквизиты бумажных документов с личной подписью работника (например, накладная).
Что остаётся на бумаге
Есть категории документов, которые обязательно должны оформляться на бумаге, даже если компания полностью перешла на ЭДО. К ним относятся:
- Журналы регистрации инструктажей по охране труда (вводный, первичный, повторный, целевой). Работник и инструктор обязаны ставить личные подписи в бумажных журналах.
- Акты о несчастных случаях на производстве (форма Н-1).
- Приказы об увольнении работников.
Для этих документов электронная форма может использоваться только как дополнительный инструмент (например, хранение сканов), но юридическую силу имеет только бумажный оригинал.
Условия перехода на электронный документооборот
Чтобы перевести документацию по охране труда в электронный формат, необходимо соблюсти несколько ключевых условий:
- Локальный акт о внедрении ЭДО. Компания должна утвердить приказ или положение о переходе на электронный документооборот с подробным описанием процесса.
- Согласие работников. Каждый сотрудник должен письменно подтвердить согласие работать с электронными документами. Без такого согласия работодатель обязан предоставить документы на бумаге.
- Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Все документы должны подписываться УКЭП, как работником, так и работодателем. Это обеспечивает полную юридическую значимость документа.
- Использование сертифицированной системы ЭДО. Система должна:
- поддерживать работу с УКЭП;
- соответствовать требованиям Минтруда по форматам документов;
- интегрироваться с порталом Госуслуг или Единой цифровой платформой «Работа в России» (если используется своя система).
Платформы для ЭДО
Сегодня рынок предлагает множество решений для ведения ЭДО, в том числе по охране труда. Наиболее популярные:
- 1С:КЭДО — решение для пользователей 1С, с модулем обмена кадровыми документами.
- Контур.Диадок и Контур.КЭДО — сервис для комплексного документооборота, включая кадровый.
- СБИС ЭДО — универсальная платформа с функциями для кадровых и охранно-трудовых документов.
- Nopaper — специализированный сервис для кадрового ЭДО, включая выпуск УКЭП сотрудникам.
- Государственная платформа «Работа в России» — официальный канал для обмена кадровыми документами через портал Госуслуг.
Зачем переходить на цифровой документооборот
Преимущества цифровизации очевидны:
- Экономия времени и ресурсов (меньше бумажных носителей и архивов).
- Быстрое оформление и подписание документов, особенно с удалёнными сотрудниками.
- Удобное хранение и поиск документов.
- Снижение рисков потери документов и ошибок.
Заключение
Переход на электронный документооборот в сфере охраны труда — не просто дань моде, а возможность сделать управление безопасностью труда более гибким и современным. Законодательная база в России для этого уже создана: статья 22.1 ТК РФ и приказ Минтруда № 578н открывают путь для цифровизации большей части кадровых документов. Однако важно помнить: ряд ключевых документов (например, журналы инструктажей) пока остаются исключительно на бумаге.
Перед внедрением ЭДО важно тщательно подготовиться: выбрать надёжную платформу, оформить все внутренние регламенты и провести обучение персонала. Только тогда цифровизация принесёт максимальную пользу и снизит риски для работодателя.
